НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА – ЛАПИЦКИЙ ПАВЕЛ МИХАЙЛОВИЧ Контактный телефон: 74 54 01 Прием граждан: Вторник с 8-00 до 15-00 часов (по адресу: пр. Ленина,2а,каб.11) Перерыв: С 13.00 до 14.00 часов

СПЕЦИАЛИСТЫ

Прием граждан:
ежедневно с 08.30 до 17.30 часов

Перерыв:
С 13.00 до 14.00 часов

Контактные телефоны:
74 41 45; 74 84 49

Электронный адрес:
arhiv@gomeljust.by

                                                                                                                                                                                                                   УТВЕРЖДАЮ                          
 Начальник    главного   управления         
юстиции Гомельского облисполкома        
В.В. Макаревич        
«14» июля 2008 года                                

ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе по архивам и делопроизводству главного управления юстиции Гомельского облисполкома

Настоящее положение определяет общие направления организации работы, задачи и функции отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции Гомельского областного исполнительного комитета.

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Отдел по архивам и делопроизводству (далее – отдел) является структурным подразделением главного управления юстиции   Гомельского областного исполнительного комитета (далее – главное управление юстиции), входит в единую систему органов Государственной архивной службы Республики Беларусь и обеспечивает выполнение специальных (исполнительных, контрольных, регулирующих и других) функций, возложенных на главное управление юстиции в сфере архивного дела и делопроизводства.
2. Отдел находится в непосредственном подчинении начальника главного управления юстиции и (или) его заместителя (далее – руководство главного управления юстиции) в соответствии с приказом о распределении между ними обязанностей.
3. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Республики Беларусь, Законом Республики Беларусь «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі Беларусь, 1994г., № 29, ст. 507; 1995 г., № 17, ст. 182) и иными нормативно-правовыми актами Республики Беларусь, а также настоящим Положением, письменными и устными приказами и распоряжениями руководства главного управления юстиции и департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.
4. Структура и численный состав  работников отдела утверждаются председателем Гомельского облисполкома в установленном порядке.
5. Отдел осуществляет возложенные на него функции на основе   взаимодействия с другими структурными подразделениями главного управления юстиции, местными исполнительными и распорядительными органами, иными организациями.
6. Для коллегиального рассмотрения вопросов, связанных с архивным делом и делопроизводством, в отделе образуется экспертно-проверочная комиссия. Положение об указанной комиссии и ее персональный состав утверждаются начальником главного управления юстиции.

ГЛАВА 2
ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

7.  Задачи отдела:
7.1.реализация на территории Гомельской области (далее – область) единой государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства;
7.2.реализация функций органа государственного управления в отношении учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь, находящихся в собственности Гомельской области (далее – государственные архивные учреждения);
7.3.формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь, обеспечение сохранности документов, организация их государственного учета и использования;
7.4.участие в создании официальных государственных символов, геральдических знаков и контроль за их использованием на территории области;
7.5.осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением на территории области законодательства по архивному  делу и делопроизводству;
7.6.организация повышения квалификации специалистов государственных архивных учреждений;
7.7.обеспечение внедрения на территории области научно-методических разработок в сфере документоведения, архивоведения, археографии, электронного документирования;
7.8.международное сотрудничество в сфере архивного дела и делопроизводства.
8.  Отдел выполняет возложенные на него задачи как непосредственно, так и через систему государственных архивных учреждений.
9.  Функции отдела:
9.1.в сфере государственного управления государственными архивными учреждениями:
9.1.1.обеспечивает контроль  за деятельностью государственных архивных учреждений, а также оказание им организационной и консультативно-методической помощи;
9.1.2.разрабатывает перспективные и текущие планы развития государственных архивных учреждений, обеспечивает их реализацию;
9.1.3.обеспечивает формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь и принятие на государственное хранение его документов;
9.1.4.обеспечивает контроль за физической сохранностью и состоянием документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящихся на хранении в государственных архивных учреждениях;
9.1.5.координирует деятельность по созданию и развитию системы научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь;
9.1.6.обеспечивает внедрение научно-методических разработок в области документоведения, архивоведения и археографии;
9.1.7.организует и координирует деятельность по научному использованию документов в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, организаций;
9.1.8.координирует публикационную деятельность государственных архивных учреждений;
9.1.9.содействует внедрению в государственных архивных учреждениях автоматизированных информационных систем;
9.1.10.организует повышение квалификации работников государственных архивных учреждений;
9.1.11.содействует решению вопросов улучшения условий труда работников государственных архивных учреждений, их социальной защиты;
9.1.12.координирует деятельность государственных архивных учреждений по привлечению внебюджетных средств;
9.1.13.готовит предложения о расходах на содержание государственных архивных учреждений;
9.1.14.организует бухгалтерский учет, составление статистической, финансовой и другой отчетности  в государственных  архивных учреждениях;
9.1.15.изучает, обобщает и обеспечивает распространение передового опыта работы государственных архивных учреждений, проводит научно-практические конференции, семинары, совещания по архивному делу и делопроизводству;
9.2.в сфере контроля и надзора за состоянием архивного дела и делопроизводства:
9.2.1.обеспечивает реализацию на территории области законодательства сфере архивного дела и делопроизводства;
9.2.2.обеспечивает согласование проектов документов местных исполнительных и распорядительных органов и иных организаций по вопросам архивного дела и делопроизводства;
9.2.3.осуществляет государственный надзор за соблюдением законодательства Республики Беларусь  по архивному делу и делопроизводству;
9.2.4.организует работу института общественных инспекторов Государственной инспекции архивов и делопроизводства, систематически изучает и анализирует практику их работы;
9.2.5.контролирует обеспечение сохранности и использования архивных документов при реорганизации или ликвидации организаций;
9.2.6.продлевает сроки временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Беларусь местным исполнительным и распорядительным органам и иным организациям;
9.2.7.контролирует установленный порядок утилизации и уничтожения документов, не имеющих исторической ценности и утративших практическое значение;
9.2.8.контролирует установленный порядок отнесения документов к особо ценным, создания и хранения их страховых копий;
9.2.9.осуществляет контроль за установленным порядком накопления, хранения и использования архивной документной информации ограниченного пользования;
9.2.10.осуществляет контроль за состоянием учета, сохранности и использования научно-технической документации и фотодокументов;
9.3.в сфере учета, комплектования, и хранения архивных документов, создания научно справочного аппарата:
9.3.1.организует экспертизу научной и практической  ценности документов, отбор их на государственное хранение;
9.3.2.ведет территориальную часть централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Беларусь;
9.3.3.ведет областной фондовый каталог;
9.3.4.организует подготовку и издание архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Национального архивного фонда Республики Беларусь;
9.4.В сфере использования архивных документов:
9.4.1.осуществляет работу  по изучению общественной потребности в ретроспективной документной информации, обеспечивает эффективность её использования;
9.4.2.организует выставки документов;
9.4.3.готовит публикации в средствах массовой информации;
9.4.4.проводит информационные мероприятия с использованием архивных документов;
9.5.в сфере учреждения и экспертизы геральдических символов, международного сотрудничества:
9.5.1.осуществляет экспертизу официальных геральдических символов местных общественных объединений, организаций;
9.5.2.оказывает практическую помощь местным исполнительным и распорядительным органам в разработке и учреждении официальных геральдических символов административно-территориальных и территориальных единиц Республики Беларусь, нагрудных знаков и эмблем общественных объединений;
9.5.3.взаимодействует в установленном порядке с архивными органами и архивами иностранных государств;
9.5.4.осуществляет работу по выявлению в зарубежных архивах документов по истории Беларуси;
9.6.обеспечивает разрешение обращений физических и юридических лиц по вопросам делопроизводства и архивного дела, осуществляет контроль за работой с обращениями граждан в государственных архивных учреждениях
9.7.выполняет иные функции   в   соответствии   с организационно-распорядительными    документами    и     поручениями руководства главного управления юстиции, направленные на реализацию задач и функций главного управления юстиции.                              

ГЛАВА 3 
РУКОВОДСТВО ОТДЕЛОМ. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА

10. Общее руководство отделом осуществляет начальник отдела, который назначается и освобождается от занимаемой должности начальником главного управления юстиции в порядке, установленным законодательством Республики Беларусь.
11. Начальник  отдела обеспечивает:
11.1.общее руководство деятельностью отдела и организацию его работы;
11.2.создание необходимых условий для выполнения работниками своих обязанностей и проявления личной инициативы, их взаимозаменяемость;
11.3.внесение предложений о подборе и расстановке кадров в отделе, поощрении работников отдела и наложении на них дисциплинарных взысканий;
11.4.разработку и проведение мероприятий, направленных на повышение уровня профессиональной квалификации работников отдела.
12. Начальник отдела имеет право:
12.1.давать указания и поручения по вопросам деятельности отдела, обязательные для исполнения всеми работниками отдела;
12.2.проводить совещания с работниками отдела.
13. Начальник отдела несет ответственность:
13.1.за правильное и своевременное выполнение задач и функций, возложенных на отдел настоящим Положением;
13.2.за полноту и качество разрабатываемых материалов и документов;
13.3.за своевременное принятие мер по устранению недостатков в работе отдела;
13.4.за состояние трудовой и исполнительной дисциплины, эффективное использование рабочего времени и рациональную организацию труда работников отдела.
12. Конкретные права, обязанности и ответственность начальника отдела определяются должностной инструкцией, утверждаемой начальником главного управления юстиции.

ГЛАВА 4
ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ ОТДЕЛА

13.Права и обязанности работников отдела определяются должностными инструкциями, утверждаемыми начальником главного управления юстиции.
14.Работники отдела за ненадлежащее выполнение возложенных на них обязанностей несут ответственность в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.